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事務所ブログ『汗まみれ日記』

■ 24時間マネジメント

2017.10.23

ana

こんにちは!入所5か月目に入ります福田です。

10月より24時間マネジメントを始めました。
1週間の勤務時間は、6時間×4日間で「24時間」なのですが、最近は「今日は保育園のお迎えまで余裕があるからやってしまおう」と時間を延長してしまい、24時間を超えることが増えてきていました。
そこで、「1週間の大体の予定」ではなく「24時間」の時間割を作り、それを毎日更新しながら、24時間をマネジメントしていくという方法をとることになりました。

実際、表にして時間をパズルのように当てはめながら予定を組んでいくと、詰め込みすぎや余白が露になり無駄が無くなりました。
時間割にして予定を立てることで、仕事が時間内に終わらなければ反省材料になり、収まれば達成感にも繋がります。
また、時間割の更新をすることで、自ずとどうして予定通りいかなかったのかを分析して、改善点を見つける作業にもなっています。

そういった作業を繰り返していると、仕事だけでなくプライベートの時間への意識も変化が生まれました。
例えば家事も目標時間を決めて取り組むと意外と時間短縮が出来ることに気づき、子育てに集中できる時間も少しだけ増えたような気がします。

これから、年末調整や確定申告と繁忙期を迎える税理士事務所ですが、
いつでも余裕を持って、お客様の時間も大切にしながらご対応出来るよう、マネジメントしていきたいと思います。

 

(写真は先日、故郷の福井県に帰省した際の空港での1枚です。
羽田-小松空港(石川県)の飛行時間は約1時間のため飛行機好きの息子が空の旅を満喫するにはやや短すぎて、少し残念な時短です。)

 

■ すべてはお客様のために。

2017.10.17

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鎌倉の海野裕貴税理士事務所スタッフ内藤です。
秋の長雨が続いておりますが皆様体調はいかがでしょうか?

さて、海野事務所では勉強会に合わせて「テスト」も行っています。
先日他のスタッフも書いておりましたが、私にとっても大切な出来事になりましたので書かせていただきます。

テストのお題はもちろん税務に関してなのですが、
テストの軸は「お客様にどのようなアドバイスができるか」にあるのです。
先日のテストテーマは「消費税」でしたが、

「お客様に〇〇と相談されました。消費税に関してどのようなアドバイスができますか?」

というものです。
私は思いっきり自分の知っている限りの知識を詰め込んで回答しました。
(ちゃんと勉強したのです!笑)

そしてテスト返却日。
限りなく×に近い△でした。
税務の答え的にはそんなに間違ってはいません。
何がダメだったのでしょうか?
見直してみて、改めて自分がお客様のことを考えずに回答していたことがわかりました。
難しい専門用語の羅列、知識だけで答えてしまっている内容だったのです。
とてもアドバイスといえるものではありませんでした。

本当にそんな答えをお客様が求めているのだろうか?

そこに初めて気づくことができました。

満点近い先輩の答えは、本当に平易な言葉でわかりやすく、そしてお客様のスケジュールまでも心配してアドバイスしている内容でした。

知識はもちろんですが、改めてお客様の立場に立つこと、お客様の求めているものを見出すことの大切さと難しさが理解できたような気がします。

この衝撃を忘れずに
お客様へのメール内容が難しくなってしまっていないか、
ひとりよがりになっていないか
自戒しながら日々仕事をしていきたいとおもいます。

先日、保育園のお迎え時に海に虹がかかりました。
部分的に珍しい二重の虹でした。
みなさまにも虹のラッキーのおすそ分けがありますように。

内藤さん (002)

■ メンター1年生 〜古株も常にチャレンジ〜

2017.10.11

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鎌倉の海野裕貴税理士事務所 スタッフむとうです。
このところ、わたしは帳簿入力などの事務作業に代わり
他のスタッフをフォローするという仕事が増えてきました。

先月は、「決算と申告業務が1人でできるようになってもらうこと」が目標でした。
事務所にはマニュアルはないので、とにかく実践あるのみ!
わたしは担当スタッフの隣にすわり(相当なプレッシャーだと思いますが(笑))
いつでも質問してもらえる体制を作りました。

いざスタート。

「いままでつけてきた帳簿が正しいかどうか、1ずつ検証していきます」
「例えば売掛金なら、これをみると・・・あれ、ここずれてない?ちょっといいかな。。」と
気づくとわたしが確認作業に没頭していました。
これでは、ちっとも担当スタッフのためになっていません。
彼女の反応を見ると、理解したかどうかイマイチの様子。そりゃそうです(笑)

申告は期限がありますし、ママスタッフは残業できません。
明日子供が発熱したらどうする?と締切が気になり、早く答えを導きたくなりますが
これでは、掲げた目標は達成できません。。

そう気づいてから、
なぜその確認作業を行うのかという理由と
確認作業のためには、どんな方法が必要なのかを説明することに
かなりの時間をさきました。

決算は海野のチェックを受けるために、決算資料の提出日を決めるのですが、
メンターの力不足のため、予定から1週間以上遅れてしまいました。。(すみません)
でも、そのあと担当スタッフが頑張ってくれて
無事お客様との打ち合わせ&申告も済み、ほっと一息。
「決算しっかりまとまっていたよ。おつかれさま。」と
海野からねぎらいの言葉をもらい、自分のことのように嬉しかったです。

子供がかわいいから、親は子供が失敗しないよう先回りして手を出してしまう。
それでは子供は成長できない。
仕事も同じなんだなぁと感じた出来事でありました。

写真は帰宅途中のひとコマ。
きれいな夕焼けが一日の疲れを癒やしてくれます〜。

武藤さん(加工)

■ テスト

2017.10.5

あらまし

こんにちは!入所4か月目に入りました福田です。

先日所内でテストがありました。毎週行われている勉強会の一環です。
新人からベテランまで所員全員が解答しました。

一週間後、テスト結果が発表となりました。
発表と言っても、ただそれぞれに採点した解答用紙を返却して終わりではありません。
全員の解答を見ながら、良い点や直すべき点等を共有していきます。

今回の問題は、消費税に関するお客様からの質問に対し「わかりやすくアドバイスしてください」というものでした。
一般の簿記や税務の資格試験にはない問題です。

採点も、税法的な正誤は勿論ですが、「わかりやすく」アドバイス出来ているかどうかというところにも基準がありました。
例えば、「税金がかかる」と言えるところで「課税される」という言葉を使うと減点という具合に。

先輩所員の、複雑な税務内容を専門用語を使わずに説明する解答に感動しながら思いました。

会社のこと、従業員のこと、お得意様のこと等々、常に考えて休む暇もない経営者であるお客様。
そんな忙しいお客様の立場に立ってみると、なるべくストレスなく税金のことは相談したいはず。

「電話して聞いてみよう」と気軽に思い浮かべていただけるような所員になるべく、目標新たに次回のテストに臨みます!

 

 

■ 一日一改善

2017.10.3

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こんにちは!

海野裕貴税理士事務所のスタッフの高野です!

前回の「勉強会」に続き、今回も当事務所の制度を紹介します。

今回紹介するのは「日報」。

「日報」といえば、新人が上司やメンターである先輩へ
1日の終わりに今日の出来事や学びを伝える「報告」ツール。

そんなイメージですが、当事務所では新人からベテランまで全員が書き
全員宛てのメールで報告します。

内容としては「今日の業務内容」「連絡事項」
といたってオーソドックスなものですが、
大きな違いは「一日一改善」という項目があること。

今日の業務内で工夫した点や改善点、作業時間を短縮できた点
時には、工夫してみたけど失敗だったことまで、大小様々なことを報告します。

事務所では「日報」と読んでいますが、この「一日一改善」のおかげで
一方的な「報告」と言うより、「情報共有」のイメージが強いかもしれません。

最近では、先輩の「一日一改善」から会計システムの時短ポイントを学び
自分の作業効率をあげることができました。

時短できた分、空いた時間でお客様に何をどうすれば喜んでいただけるか考える、
業務プラスαの時間ができています。

他にも一日の始まりには「今日は何を改善しようかな」と自身の仕事へ向き合う意識や
チャレンジ精神にもつながっています。

今の所、得意分野であるPC周りの業務改善が多いのですが
これからは、お客様の作業効率化や、先輩スタッフにも「役に立ったよ」と言ってもらえる
改善点を発見すべく、アンテナを立てていきたいと思っています。

写真は、勉強で使っている「暗記ペン」。
専用アプリを使って、画像を取り込むと暗記ペンで線を引いた部分を
隠してくれるので、簡単に穴埋め問題ができるんです!

デジタル系アイテムが大好きなので、改善に役立ちそうなものがないか
そこにも注目していきたいと思います。

高野さん