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事務所ブログ『汗まみれ日記』

■ 事務所の景色 2月下旬

2019.3.1

 

こんにちは。海野税理士事務所のいりえです。
2月も下旬、事務所があるここ鎌倉発祥の早咲きの桜「玉縄桜」が満開をむかえました。
春の訪れを感じ気持ちもワクワク! となりたいところですが、税理士事務所で働く以上、この時期は残念ながらワクワクした気分では過ごせません。

 

というのも「確定申告」作業があるからです。
皆さんも報道などで耳にしたことがあるかと思いますが、確定申告の申告期限は基本的に毎年3月15日。
その日までに絶対申告をしなくてはなりません。
その為、スタッフたちは、日々スケジュールとにらめっこしながら確定申告作業に邁進しております。

 

とは言え、それだけを行っているのではなく、
月次の帳簿確認や、経営分析資料の作成、法人の決算申告、お給料の計算など、通常のお仕事も並走。

 

実は、この通常のお仕事をいかに滞りなくおこなうかがとても大切だと思っています。
なぜならば確定申告に関係のないお客様がいらっしゃるからです。
そのお客様に普段通りのお仕事をするのがこの時期のもう一つの目標となります。

 

税理士事務所のお仕事は、単に帳簿を確認したり、税金を計算したりすることではなく、それによりお客様が“税金”について安心だ、と感じていただくことだと思っています。
作業に忙殺されるこの時期だからこそ、どうしたらお客様に安心して頂けるか、
この気持ちを忘れず、普段通りのお仕事を心がけ、スタッフ皆でこの繁忙期を軽やかに駆け抜けたいと思います。

■ 事務所の景色 2月上旬

2019.2.14

「事務所の景色」と題し、事務所の様子をお届けすることとなりました。

 

海野裕貴税理士事務所ってどんなところ?
そもそも税理士事務所って何をしているの?
どんな人が働いているの?

 

そんな声にお応えしながら、皆様に私達 “海野裕貴税理士事務所” を身近に感じて頂ければいいな。
そんな思いで日々を綴ってまいりたいと思いますので、どうぞ宜しくお願い致します。

 

さて、寒い寒い2月。
この時期は「所得税の確定申告」があるため、税理士事務所は一年のうちで最大の繁忙期を迎えます。
ここ数日、スタッフ達は猛烈に働いております!

 

そんな中、スタッフが1名インフルエンザを発症。
そのスタッフは、自分が発熱で辛い中、周りにうつしていないかを気にかけ、
さらに、念には念をいれて、他者へ感染の可能性が完全になくなるまで
お休みを取りたいと申し出てくれました。
この時期お休みをとることは、業務がどんどんたまるので、
実は、本人にとって非常に辛いことなのです。
自分よりチームを考えて行動してくれています。

 

そしてインフルエンザに罹ったスタッフの業務を
「私が代わりに作業を行います!」と言ってくれた別のスタッフ。

 

さらに、そのスタッフのお手伝いを快く引き受けてくれる、また別のスタッフ。

 

こうして協力しあいながら業務を進めています。

 

思い起こせば11年前に、税理士 海野がたった一人で開業した税理士事務所。
当時は、帳簿を入力するのはもちろん電話対応も、お客様にお茶をお出しするのも、
海野が全て一人で行う毎日。
海野がインフルエンザにかかったら業務が完全にストップする可能性をはらみ、
ドキドキの繁忙期だったと話しています。
でも、今はこうして仲間がいることでこの難局ものりきれているように思います。
人が2人いれば、その力は1+1=2ではなく、3にも4にもなるといいますが、
まさにそれを実感する今年の繁忙期なのでした。

 

インフルエンザ予防にR-1! いいらしいです。

■ 事務所便り~10月~

2017.11.22

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今月から、事務所の一か月の様子をお伝えする「事務所便り」をお届けすることになりました。
前月の様子を翌月リポートする予定ですので、初回は10月の様子をどうぞ。

【10月】
決算申告
相続準備対策
年末調整の準備開始
バンクビジネス 連載記事 掲載
クラウド会計の導入
クラウドストレージ活用
社内試験~所得税編~
若手スタッフのタイムマネジメント
育休中スタッフの子連れ訪問
…などなど、10月も色々ありました。

時節柄特徴的なのは年末調整の準備でしょうか。
今年は、2名のスタッフが中心となり、マイナンバーの取扱いやH30年から変わる源泉対象配偶者のことなどを整理してもらい、他のスタッフにもレクチャーしてもらいました。税務事務は毎年の改正についていくのが一苦労ですが、こうしてリードしてくれる担当スタッフがいると、注意すべき点が整理されて他のスタッフも効率よく新しいことを学べるように思います。

それから、クラウド会計/ストレージの活用も着々と進んでいます。反復作業の業務効率をあげて、生まれた時間をサービス提供につなげることが狙いです。新しいことの導入期はどうしても負荷がかかるもので、まだ、十分にその効果が実感できるところに達していませんが、これからが勝負といったところでしょうか。

また、年明けの確定申告を見据えて、社内試験の出題範囲は「所得税」でした。
実際にご相談・ご質問を受けた事例を基に、海野が作成した論述形式の問題です。スタッフ全員学生時代に戻ったかのように制限時間中に黙々とPCに解答を打ち込んでいきました。

 

10月と言えばハロウィン。写真は、色々お菓子をもらったことから、自分でも詰め合わせたいと言い出した我が子とチラシでミニ紙袋をつくって詰めてみたものです(笑)

湘南エリア、鎌倉・大船・葉山・逗子・藤沢・横浜栄区の税金と相続のことは海野裕貴税理士事務所
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■ 24時間マネジメント

2017.10.23

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こんにちは!入所5か月目に入ります福田です。

10月より24時間マネジメントを始めました。
1週間の勤務時間は、6時間×4日間で「24時間」なのですが、最近は「今日は保育園のお迎えまで余裕があるからやってしまおう」と時間を延長してしまい、24時間を超えることが増えてきていました。
そこで、「1週間の大体の予定」ではなく「24時間」の時間割を作り、それを毎日更新しながら、24時間をマネジメントしていくという方法をとることになりました。

実際、表にして時間をパズルのように当てはめながら予定を組んでいくと、詰め込みすぎや余白が露になり無駄が無くなりました。
時間割にして予定を立てることで、仕事が時間内に終わらなければ反省材料になり、収まれば達成感にも繋がります。
また、時間割の更新をすることで、自ずとどうして予定通りいかなかったのかを分析して、改善点を見つける作業にもなっています。

そういった作業を繰り返していると、仕事だけでなくプライベートの時間への意識も変化が生まれました。
例えば家事も目標時間を決めて取り組むと意外と時間短縮が出来ることに気づき、子育てに集中できる時間も少しだけ増えたような気がします。

これから、年末調整や確定申告と繁忙期を迎える税理士事務所ですが、
いつでも余裕を持って、お客様の時間も大切にしながらご対応出来るよう、マネジメントしていきたいと思います。

 

(写真は先日、故郷の福井県に帰省した際の空港での1枚です。
羽田-小松空港(石川県)の飛行時間は約1時間のため飛行機好きの息子が空の旅を満喫するにはやや短すぎて、少し残念な時短です。)

 

■ すべてはお客様のために。

2017.10.17

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鎌倉の海野裕貴税理士事務所スタッフ内藤です。
秋の長雨が続いておりますが皆様体調はいかがでしょうか?

さて、海野事務所では勉強会に合わせて「テスト」も行っています。
先日他のスタッフも書いておりましたが、私にとっても大切な出来事になりましたので書かせていただきます。

テストのお題はもちろん税務に関してなのですが、
テストの軸は「お客様にどのようなアドバイスができるか」にあるのです。
先日のテストテーマは「消費税」でしたが、

「お客様に〇〇と相談されました。消費税に関してどのようなアドバイスができますか?」

というものです。
私は思いっきり自分の知っている限りの知識を詰め込んで回答しました。
(ちゃんと勉強したのです!笑)

そしてテスト返却日。
限りなく×に近い△でした。
税務の答え的にはそんなに間違ってはいません。
何がダメだったのでしょうか?
見直してみて、改めて自分がお客様のことを考えずに回答していたことがわかりました。
難しい専門用語の羅列、知識だけで答えてしまっている内容だったのです。
とてもアドバイスといえるものではありませんでした。

本当にそんな答えをお客様が求めているのだろうか?

そこに初めて気づくことができました。

満点近い先輩の答えは、本当に平易な言葉でわかりやすく、そしてお客様のスケジュールまでも心配してアドバイスしている内容でした。

知識はもちろんですが、改めてお客様の立場に立つこと、お客様の求めているものを見出すことの大切さと難しさが理解できたような気がします。

この衝撃を忘れずに
お客様へのメール内容が難しくなってしまっていないか、
ひとりよがりになっていないか
自戒しながら日々仕事をしていきたいとおもいます。

先日、保育園のお迎え時に海に虹がかかりました。
部分的に珍しい二重の虹でした。
みなさまにも虹のラッキーのおすそ分けがありますように。

内藤さん (002)

■ メンター1年生 〜古株も常にチャレンジ〜

2017.10.11

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鎌倉の海野裕貴税理士事務所 スタッフむとうです。
このところ、わたしは帳簿入力などの事務作業に代わり
他のスタッフをフォローするという仕事が増えてきました。

先月は、「決算と申告業務が1人でできるようになってもらうこと」が目標でした。
事務所にはマニュアルはないので、とにかく実践あるのみ!
わたしは担当スタッフの隣にすわり(相当なプレッシャーだと思いますが(笑))
いつでも質問してもらえる体制を作りました。

いざスタート。

「いままでつけてきた帳簿が正しいかどうか、1ずつ検証していきます」
「例えば売掛金なら、これをみると・・・あれ、ここずれてない?ちょっといいかな。。」と
気づくとわたしが確認作業に没頭していました。
これでは、ちっとも担当スタッフのためになっていません。
彼女の反応を見ると、理解したかどうかイマイチの様子。そりゃそうです(笑)

申告は期限がありますし、ママスタッフは残業できません。
明日子供が発熱したらどうする?と締切が気になり、早く答えを導きたくなりますが
これでは、掲げた目標は達成できません。。

そう気づいてから、
なぜその確認作業を行うのかという理由と
確認作業のためには、どんな方法が必要なのかを説明することに
かなりの時間をさきました。

決算は海野のチェックを受けるために、決算資料の提出日を決めるのですが、
メンターの力不足のため、予定から1週間以上遅れてしまいました。。(すみません)
でも、そのあと担当スタッフが頑張ってくれて
無事お客様との打ち合わせ&申告も済み、ほっと一息。
「決算しっかりまとまっていたよ。おつかれさま。」と
海野からねぎらいの言葉をもらい、自分のことのように嬉しかったです。

子供がかわいいから、親は子供が失敗しないよう先回りして手を出してしまう。
それでは子供は成長できない。
仕事も同じなんだなぁと感じた出来事でありました。

写真は帰宅途中のひとコマ。
きれいな夕焼けが一日の疲れを癒やしてくれます〜。

武藤さん(加工)

■ テスト

2017.10.5

あらまし

こんにちは!入所4か月目に入りました福田です。

先日所内でテストがありました。毎週行われている勉強会の一環です。
新人からベテランまで所員全員が解答しました。

一週間後、テスト結果が発表となりました。
発表と言っても、ただそれぞれに採点した解答用紙を返却して終わりではありません。
全員の解答を見ながら、良い点や直すべき点等を共有していきます。

今回の問題は、消費税に関するお客様からの質問に対し「わかりやすくアドバイスしてください」というものでした。
一般の簿記や税務の資格試験にはない問題です。

採点も、税法的な正誤は勿論ですが、「わかりやすく」アドバイス出来ているかどうかというところにも基準がありました。
例えば、「税金がかかる」と言えるところで「課税される」という言葉を使うと減点という具合に。

先輩所員の、複雑な税務内容を専門用語を使わずに説明する解答に感動しながら思いました。

会社のこと、従業員のこと、お得意様のこと等々、常に考えて休む暇もない経営者であるお客様。
そんな忙しいお客様の立場に立ってみると、なるべくストレスなく税金のことは相談したいはず。

「電話して聞いてみよう」と気軽に思い浮かべていただけるような所員になるべく、目標新たに次回のテストに臨みます!

 

 

■ 一日一改善

2017.10.3

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こんにちは!

海野裕貴税理士事務所のスタッフの高野です!

前回の「勉強会」に続き、今回も当事務所の制度を紹介します。

今回紹介するのは「日報」。

「日報」といえば、新人が上司やメンターである先輩へ
1日の終わりに今日の出来事や学びを伝える「報告」ツール。

そんなイメージですが、当事務所では新人からベテランまで全員が書き
全員宛てのメールで報告します。

内容としては「今日の業務内容」「連絡事項」
といたってオーソドックスなものですが、
大きな違いは「一日一改善」という項目があること。

今日の業務内で工夫した点や改善点、作業時間を短縮できた点
時には、工夫してみたけど失敗だったことまで、大小様々なことを報告します。

事務所では「日報」と読んでいますが、この「一日一改善」のおかげで
一方的な「報告」と言うより、「情報共有」のイメージが強いかもしれません。

最近では、先輩の「一日一改善」から会計システムの時短ポイントを学び
自分の作業効率をあげることができました。

時短できた分、空いた時間でお客様に何をどうすれば喜んでいただけるか考える、
業務プラスαの時間ができています。

他にも一日の始まりには「今日は何を改善しようかな」と自身の仕事へ向き合う意識や
チャレンジ精神にもつながっています。

今の所、得意分野であるPC周りの業務改善が多いのですが
これからは、お客様の作業効率化や、先輩スタッフにも「役に立ったよ」と言ってもらえる
改善点を発見すべく、アンテナを立てていきたいと思っています。

写真は、勉強で使っている「暗記ペン」。
専用アプリを使って、画像を取り込むと暗記ペンで線を引いた部分を
隠してくれるので、簡単に穴埋め問題ができるんです!

デジタル系アイテムが大好きなので、改善に役立ちそうなものがないか
そこにも注目していきたいと思います。

高野さん

■ 日直制度はじめました。

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鎌倉の海野裕貴税理士事務所スタッフ内藤です。

こちらの事務所に入所して、はや10か月が過ぎました。
まだまだ新人だと思っていたら有望新人たちが続々と入所し、急に先輩になってしまいました。

さて、最近事務所では日直制度を始めました。
朝コーヒーをいれたり参考文献の整理をしたりごみ箱をきれいにしたり。
新人も先輩も関係なく、皆同じように務めています。

この業務は、週の日直だけがやればいいというものではないと思っています。
「皆で協力して環境を整え、お客様へ少しでも良いものをご提供する」という目的だからです。
日直が率先してやることで、自分のTO DOとしても考えられるようになりました。

最近ではごみの回収など、日直が動き出すと皆自分の周りのごみを持ち寄るようになり、
時短が図られ効率化にもつながっているように思います。
これは単なる作業の一例に過ぎませんが、

小さいことでも周りに気を配る、相手のことを考える。
それはお客様のことを考えることにつながるのではないかと思うのです。

自分自身、日直制度を良い機会に、お客様との日々のやり取りにも気配りが欠けていないか
何か必要なことはないか、より考えられるようになったのではないかと思っています。

これからも、小さなことを見過ごさずに気遣いができるようになりたいと思います。

長女が所属する鎌倉ライフガードジュニアチームでは
夏休み中夕練がありました。
日が短くなり始めるととても早く、夕日で季節を感じるのでした。

内藤さん

 

■ あらためて想うこと 〜事務所は開業して10年をむかえました〜 

2017.9.15

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鎌倉の海野裕貴税理士事務所 スタッフむとうです。

「事務所を開業して10年。やっぱり想うことはお客様のこと、なんだよね」
「経理の自動化から生まれた時間、お客様に新しいサービスを提供するために使います」

月に1度のミーティングでの海野の言葉がとても心に残りました。

わたしが会計業界に入った頃は、
→お客様のところに伺い、帳票から伝票や補助簿を手書きで作成
→その伝票をキーパンチャーが会計専用ソフトに入力して帳簿にする
ほとんどが手作業で、他のスタッフに話すと「うそでしょ~」と驚きますが、本当の話です。

前回のブログで紹介したクラウド会計の利用で、経理の自動化がぐんと進みます。
会計事務所は記帳代行業務にかかる時間をかなり削減できます。

「どんなサービスが、新しくて、お客様にとって有益なものだろうか。」

お客様によってニーズは違うはずです。
いかに的確にニーズをキャッチできるか、相手を想わなければできないことです。

今までは預かった資料を一生懸命入力して帳簿を作り、税務申告をして
限られた時間と申告期限に追われ、急を要する仕事しかできずに終わっていた気がします。

これからは帳簿はAIが作ってくれます。
もしかしたら税務申告書も自動でAIがつくるようになるかもしれません。

そうなったときの自分の存在価値は何だろう。
相続対策や事業経営のご相談など、お客様が喜んでいただける
海野事務所にしかできないサービスを提供したいと強く想いました。

写真は長男の空手の練習風景です。
強い相手にひるまず果敢に挑むチャレンジ精神、教えてもらっています。

武藤さん(加工)